← Wróć do AI AGENCJA

Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 28 października 2026 r.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych za pośrednictwem serwisu aiagencja.com.pl jest Monika Babroń-Bubula, działająca pod marką AI AGENCJA.

Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych: kontakt@aiagencja.com.pl.

Po rejestracji działalności dane administratora zostaną zaktualizowane zgodnie z aktualnym stanem prawnym i faktycznym.

2. Jakie dane zbieramy

Za pośrednictwem formularza „Zacznijmy rozmowę” możemy zbierać: imię i nazwisko, numer telefonu lub adres e-mail oraz treść wiadomości. Do wysłania formularza wymagane jest podanie co najmniej numeru telefonu albo adresu e-mail.

Za pośrednictwem formularza Akademii AI służącego do uzyskania dostępu do darmowych materiałów zbieramy imię oraz adres e-mail.

Wraz ze zgłoszeniem technicznie przekazywane mogą być również informacje o źródle zgłoszenia, adresie strony i czasie jego wysłania. System zabezpieczający formularze przed nadużyciami wykorzystuje również skrót adresu IP.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane przekazane przez formularz kontaktowy przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie, prowadzenia dalszego kontaktu w sprawie przesłanej wiadomości oraz – gdy zapytanie zmierza do zawarcia umowy – podjęcia działań na żądanie osoby przed jej zawarciem.

W zależności od charakteru kontaktu podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy – albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora polegający na obsłudze korespondencji i udzielaniu odpowiedzi na zapytania.

Dane podane w formularzu Akademii AI przetwarzamy w celu udostępnienia darmowych materiałów oraz obsługi tego zgłoszenia. W zakresie, w którym przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej zgody, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, można ją wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Zakupy produktów płatnych i bezpłatne materiały

Zakupy. Zamówienia produktów płatnych składasz w platformie 1koszyk, a płatność obsługuje Autopay S.A. Podajesz tam dane potrzebne do realizacji zamówienia (m.in. imię i nazwisko, e-mail). Przetwarzamy je w celu zawarcia i wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), obsługi reklamacji oraz wypełnienia obowiązków prawnych, np. prowadzenia ewidencji sprzedaży i wystawienia rachunku (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Nie otrzymujemy danych Twojej karty ani danych logowania do banku. Dane zamówień przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi oraz do czasu przedawnienia roszczeń.

Bezpłatne materiały. Po wypełnieniu formularza Akademii AI zapisujemy Twoje imię, e-mail, wybrane materiały, datę oraz liczbę pobrań, aby wydać osobiste linki do pobrania i wysłać je e-mailem. Dane te przechowujemy nie dłużej niż 12 miesięcy albo do wycofania zgody.

4. Odbiorcy danych

Dane mogą być przetwarzane przez podmioty zapewniające nam niezbędną infrastrukturę techniczną, w szczególności dostawcę hostingu strony i poczty elektronicznej LH.pl oraz dostawcę infrastruktury serwerowej wykorzystywanej przez system AGENCJA.

Dane przesłane przez formularze trafiają wyłącznie do systemu AGENCJA służącego do odbioru zgłoszeń. Formularze nie korzystają z zewnętrznych usług formularzowych.

Dane nie są sprzedawane.

Dodatkowi odbiorcy (czat i powiadomienia). W zakresie opisanym w punkcie 8 i w niezbędnym zakresie dane mogą otrzymać także: OpenAI — treść rozmowy z czatem, gdy włączony jest tryb modelu AI; Google (usługa Gmail) — kopie wiadomości e-mail kierowanych na adres kontakt@aiagencja.com.pl, w tym powiadomień o nowych zgłoszeniach z formularza, są przekazywane do skrzynki właścicielki w Gmail; operator sieci komórkowej — wiadomość SMS o zgłoszeniu PILNE (bez danych kontaktowych użytkownika). Hetzner Online GmbH (Niemcy) — dostawca serwera, na którym działają formularz kontaktowy, system zgłoszeń i Julia.

5. Okres przechowywania danych

Dane z formularza kontaktowego przechowujemy przez okres potrzebny do obsługi zapytania i prowadzenia związanej z nim korespondencji, a jeżeli kontakt prowadzi do zawarcia umowy – przez okres wymagany do jej realizacji oraz przez okres, w którym mogą powstać lub być dochodzone związane z nią roszczenia albo obowiązki wynikające z przepisów prawa.

Dane przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody przechowujemy do czasu wycofania zgody albo do czasu, gdy przestaną być potrzebne do celu, dla którego zostały zebrane – zależnie od tego, które zdarzenie nastąpi wcześniej, z zastrzeżeniem sytuacji, w których dalsze przechowywanie jest wymagane lub dozwolone przez prawo.

Skrót adresu IP wykorzystywany do ochrony formularzy przed spamem jest przechowywany maksymalnie przez 30 dni.

Okresy przechowywania są okresowo weryfikowane, tak aby dane nie były przechowywane dłużej, niż jest to potrzebne do celu ich przetwarzania.

6. Twoje prawa

W przypadkach przewidzianych przez RODO przysługuje Ci prawo dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii, sprostowania danych, ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.

Jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda, masz prawo wycofać ją w dowolnym momencie.

W celu realizacji swoich praw możesz napisać na adres kontakt@aiagencja.com.pl.

Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

7. Pliki cookies i pamięć przeglądarki

Strona obecnie nie wykorzystuje plików cookies do analityki ani reklamy i nie korzysta z Google Analytics, pikseli reklamowych ani podobnych narzędzi śledzących.

W pamięci przeglądarki (localStorage) zapisywana jest informacja aiagencja_academy_access, której zadaniem jest zapamiętanie, że na danym urządzeniu odblokowano dostęp do darmowych produktów Akademii AI.

Strona korzysta z czcionek Google Fonts pobieranych z serwerów Google. W związku z nawiązaniem połączenia z tymi serwerami dostawca usługi może otrzymać informacje techniczne związane z połączeniem, w tym adres IP urządzenia.

8. Wirtualna Asystentka Julia

Na stronie działa Julia — automatyczna asystentka czatu. Odpowiada na pytania o ofertę AI AGENCJI i kieruje do formularza kontaktowego lub na adres e-mail. Julia nie podejmuje wobec użytkownika decyzji wywołujących skutki prawne ani innych decyzji opartych na zautomatyzowanym profilowaniu.

Jakie dane przetwarza czat. Treść wiadomości wpisanych w czacie (do 10 ostatnich wiadomości bieżącej rozmowy) oraz skrót (hash) adresu IP, używany wyłącznie do ochrony przed nadużyciami i do limitów liczby wiadomości. Prosimy nie wpisywać w czacie danych wrażliwych, numerów kart, haseł ani danych innych osób.

Odpowiedzi generowane przez model AI. Gdy włączony jest tryb rozmowy z modelem AI, treść bieżącej rozmowy jest przekazywana do OpenAI (dostawca modelu językowego, działający jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia) wyłącznie w celu wygenerowania odpowiedzi. Zgodnie z warunkami usługi API OpenAI nie wykorzystuje tych danych do trenowania modeli i może je przechowywać do 30 dni w celu wykrywania nadużyć. Dane mogą być przekazywane do USA na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

Czy rozmowy są zapisywane. AGENCJA nie zapisuje treści rozmów z Julią. Wyjątek stanowią sprawy pilne: jeśli wiadomość wskazuje na sprawę, która nie może bezpiecznie czekać i wymaga decyzji właścicielki (np. problem z płatnością, awaria, naruszenie bezpieczeństwa), jej krótki opis zostaje zapisany jako zgłoszenie PILNE — adresy e-mail i numery telefonów są automatycznie usuwane z zapisu. O takim zgłoszeniu właścicielka jest powiadamiana telefonicznie lub SMS-em; wiadomość SMS nie zawiera danych kontaktowych użytkownika. Zgłoszenia PILNE przechowujemy nie dłużej niż 90 dni.

Podstawa prawna. Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (odpowiedź na zapytanie przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes AGENCJI: obsługa zapytań, bezpieczeństwo strony i reagowanie na sprawy pilne).

8a. Rejestr kontaktów i obsługa wiadomości

Co zapisujemy. Gdy kontaktujesz się z AI AGENCJĄ (SMS lub połączenie na numery 570 703 807 i +48 18 350 02 03, e-mail na adresy AI AGENCJI, Messenger, Instagram, formularz na stronie), zapisujemy w rejestrze kontaktów: datę i kanał kontaktu, imię lub nazwę profilu, numer telefonu, adres e-mail lub link do profilu, temat i skróconą treść wiadomości (do 600 znaków), informację o połączeniu (odebrane lub nieodebrane, czas trwania) oraz informację, czy i kiedy udzieliliśmy odpowiedzi. Szczegóły dotyczące rozmów telefonicznych z asystentką opisujemy w punkcie 8b.

Cel i podstawa prawna. Obsługa Twojej sprawy i odpowiedź na zapytanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie) oraz kontrola, że żadna wiadomość nie została pominięta, a odpowiedzi rzeczywiście zostały wysłane (prawnie uzasadniony interes administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Asystentka AI. Część odpowiedzi przygotowuje automatycznie asystentka AI „Julia”. Sprawy wymagające decyzji (reklamacje, płatności, wyceny, sprawy prywatne) przekazujemy właścicielce AI AGENCJI. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne.

Jak długo. Wpisy rejestru usuwamy automatycznie po 180 dniach, a ich kopie zapasowe — najpóźniej po kolejnych 7 dniach. Kopię skrzynek pocztowych w rejestrze (nagłówki i krótkie fragmenty wiadomości) przechowujemy 30 dni. Jeżeli dane są potrzebne dłużej (np. do realizacji zamówienia, reklamacji lub rozliczeń), przechowujemy je w dokumentacji tej sprawy przez okres wymagany przepisami. Oryginalna korespondencja pozostaje w skrzynkach pocztowych i usługach, przez które do nas napisano.

Kto ma dostęp. Wyłącznie właścicielka AI AGENCJI oraz asystentka AI „Julia” działająca na jej polecenie. Dane przechowujemy na zabezpieczonym serwerze, z szyfrowanym połączeniem i ograniczonym dostępem; rejestr nie zawiera haseł ani danych płatniczych.

Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie (na podstawie umów powierzenia):

Dostawcy usług działający jako odrębni administratorzy (przetwarzają dane na własnych zasadach, opisanych w ich politykach prywatności):

Dane przetwarzane w usługach OpenAI mogą być przekazywane do USA — na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

Twoje prawa. Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, a także prawo skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Aby usunąć swoje dane z rejestru kontaktów, napisz na kontakt@aiagencja.com.pl — usuniemy je niezwłocznie, nie później niż w ciągu 30 dni, i potwierdzimy to w odpowiedzi.

8b. Rozmowy telefoniczne z asystentką Julią

Kto odbiera. Połączenia na infolinię AI AGENCJI (570 703 807 oraz +48 18 350 02 03) odbiera Julia — wirtualna asystentka AI. Na początku rozmowy informuje, że jest asystentką AI i że rozmowa jest zapisywana w formie tekstowej.

Co zapisujemy. Numer telefonu, z którego dzwonisz, datę, godzinę i czas trwania rozmowy, zapis tekstowy rozmowy (transkrypcję) oraz automatycznie przygotowaną notatkę: temat sprawy, najważniejsze ustalenia, dane kontaktowe, które sam(a) podasz, oraz informację, czy sprawa wymaga kontaktu zwrotnego lub decyzji właścicielki. Nie przechowujemy nagrań dźwiękowych rozmów — głos jest przetwarzany tylko w trakcie rozmowy, aby asystentka mogła odpowiadać. Notatka trafia do rejestru kontaktów opisanego w punkcie 8a, a zgłoszenia (np. zapytania o ofertę, zakupy, sprawy pilne) są od razu przekazywane właścicielce e-mailem.

Cel i podstawa prawna. Obsługa Twojej sprawy i odpowiedź na zapytanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz prawnie uzasadniony interes administratora: dokumentowanie zgłoszeń, kontrola jakości obsługi i upewnienie się, że żadna sprawa nie została pominięta (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Julia nie podejmuje wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne.

Jak długo. Zapis tekstowy rozmowy przechowujemy przez 180 dni, a następnie jest automatycznie usuwany. Notatka w rejestrze kontaktów — także 180 dni (punkt 8a). Nagrania dźwiękowe rozmów z okresu testów infolinii (8–22 października 2026 r.) są przechowywane wyłącznie do czasu ich automatycznego usunięcia po 180 dniach od rozmowy; nowych nagrań nie tworzymy.

Jeśli nie chcesz, aby rozmowa była zapisywana, możesz zakończyć połączenie i napisać do nas na kontakt@aiagencja.com.pl, SMS-em lub przez formularz na stronie. Możesz też w każdej chwili zażądać usunięcia zapisu swojej rozmowy — napisz na kontakt@aiagencja.com.pl.

9. Zmiany polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w przypadku zmian sposobu działania strony, stosowanych technologii, zakresu przetwarzanych danych, dostawców usług lub obowiązujących przepisów.

Aktualna wersja polityki będzie publikowana na tej stronie wraz z datą ostatniej aktualizacji.